742 devis par an, chacun ressaisi à la main

Le problème

Un tour-opérateur du Cap envoie environ 742 devis par an avec 18,7 % de conversion. Chaque devis, c'est lire les détails client dans un formulaire ou un email, puis les ressaisir dans les itinéraires, les feuilles de coûts et les documents fournisseurs. Multipliez les minutes par le volume : des semaines de temps qualifié passées à copier, et chaque copie est une occasion d'erreur qui atteint un client.

L'approche

1. 1Cartographier d'abord la chaîne documentaire : quel fichier nourrit lequel, qui touche quoi, où le même passeport se retape pour la troisième fois.
2. 2Un agent prend l'intake comme déclencheur : quand les détails client arrivent, il extrait les champs et pré-remplit chaque document en aval, dans leur Drive existant, dans leurs formats existants.
3. 3L'équipe vérifie au lieu de ressaisir. Chaque action de l'agent est logguée et visible.

Le résultat

Le principe que ça démontre : automatiser le process existant au lieu de remplacer les outils. L'équipe garde ses sheets, son Drive, sa façon de travailler. C'est la ressaisie qui disparaît.